A Microsoft új MI-segédje: a Copilot

A Microsoft munkatársai az elmúlt néhány hónapban a Copilot for Microsoft 365 alkalmazással kísérleteztek, amely most már általánosan elérhető vállalatok számára. A Copilot több területen is felhasználhatóvá vált: Teamsen használhatjuk történetbányászatra vagy előjelzéseket tegyünk az interjúk utáni beszámolókra. A Wordben a Copilot segít blogokat indítani és tervezeteket készíteni. A chat segítségével üzeneteket tesztelhetünk, ötletelhetünk és tágíthatjuk gondolkodásunkat. A Copilot a PowerPointben pedig segít nekünk olyan bemutatókat készíteni, amelyek egyértelműek és közvetítik elképzeléseinket.

A Microsoft emellett szerette volna megmérni a hatását, így egy kutatást végzett a témában. 80 embert kérdeztek meg a kommunikációs és marketing szervezetükből, és azt találták, hogy - mint a legtöbb tudásalapú munkavállaló - a dolgozók jelentős része szenved a napi meetingektől (70%) és az információ túlterheléstől (86%), tehát nem meglepő, hogy az emberek 80%-a küzd azzal, hogy elegendő időt tölthessen a munkájára fókuszálva.

És mi a jó hír? Az MI segít. A felmérés szerint:

86% azt mondja, hogy a Copilot növeli a termelékenységüket, és 81% azt állítja, hogy segít gyorsabban elvégezni a feladatokat.

89% szerint a Copilot segít elindítani a kreatív folyamatot, és 78% szerint a Copilot javítja munkájuk minőségét.

70% azt mondja, hogy a Copilot csökkenti azokra a feladatokra fordított időt, amelyeket nem élvez; konkrétan 76% azt mondja, hogy a Copilot csökkenti a mentális erőfeszítést a sablonos feladatoknál, és 71% azt mondja, hogy a Copilot csökkenti az információk utáni keresésre fordított időt.

És a legizgalmasabb: 84% azt mondja, hogy nem szeretne visszatérni a Copilot nélküli munkához.

Ugyanakkor a Copilot még korai szakaszban van, és korántsem tökéletes. Ugyanakkor, segítségképpen leírunk 5 módot, ahogyan a Microsoftnál az MI-t használják, hogy produktívabbak, kreatívabbak legyenek, és egy kicsit szórakoztatóbbá tegyék a munkájukat.

Az a túlterheltség, amit a találkozók miatt érzünk, nem csak az folyamatosan egymás utáni események miatt van; gyakran előfordul, hogy két eseményre is be vagyunk jegyezve, és egyidejűségek is adódnak. A Teams Copilot segít prioritást adni a legfontosabb találkozóknak, és pótolni azokat, amiket esetleg elmulasztottunk - anélkül, hogy végig kellene néznünk az összes felvételt. Néhány példa:

• Foglald össze rövid pontokban, miről beszéltek a találkozón.
• Voltak olyan feladatok, amik nekem szóltak?
• Voltak-e függőben lévő döntések?

Akár találkozó közben vagy utána a Copilot segíthet pontosabban emlékezni arra, miről volt szó, feljegyezni egy-egy fontosabb részletet, idézetet, összetett témákat értékelni, vagy előrejelezni egy interjú utáni összefoglalót. Például megkérdezheted:

• Mi volt az a visszajelzés, amit <X> megosztott a bemutatott kommunikációs tervről?
• Az a mérnök, akivel beszéltünk, megosztott egy érdekes anekdotát <X>-ről, amit be szeretnék illeszteni egy dolgozatomhoz. Tudnál emlékezni, pontosan mit mondott?
• Állítsd össze egy táblázatban a csapat által tárgyalt bejelentési stratégia előnyeit és hátrányait, és ajánlj egy cselekvési tervet.
• Egy sajtóinterjú után kérdezd meg: „Szerinted mi lesz a riporter benyomása a beszélgetésről? Használd az átiratot alapdokumentumként.”

A kommunikációban kulcsfontosságúak a világos üzenetek, azonban ez talán még fontosabb egy másik helyzetben: a katonaságban. Napóleon például arról volt ismert, hogy a tanácskozásokra mindig vitt magával egy tizedest is. Miután a tábornokai bemutatták a haditerveiket, mindig megkérdezte a tizedest: „Most, hogy hallotta a terveket, tudja, hogy mit kell tennie?” Ha a válasz nemleges volt, akkor a tábornokoknak át kellett írniuk a haditervüket.

Na de mi köze ennek az MI-hez? A Copilotot remekül lehet használni személyes „tizedesként”, ami friss nézőpontot ad. Lássunk néhány példát erre is:

• Megadhatunk a Copilotnak egy blogbejegyzést, és megkérhetjük, hogy fogalmazza meg a három fő üzenetet; ha nem stimmelnek, finomítani kell.
• Megkérhetjük a Copilotot, hogy legyen a vitapartnerünk, és mondjon ellenpéldákat egy bonyolult témában, mint például a fenntarthatóság. Ilyenkor olyan kérdéseket teszünk fel neki, hogy „Ha cáfolni akarnád ezt az érvelést, hogyan tennéd?”

A Copilotot segítségként használva kimutathatók az ötletekben a vakfoltok, téves következtetések, így érvelésünk helyesebb, világosabb és pontosabb lehet.

Amennyiben sajtóinterjúra készülünk, úgy a Copilotot használhatjuk a kérdések előrejelzésére, vagy a fontosabb kérdés-válaszok kidolgozására. Nézzünk erre is néhány példát:

• Tegyük fel, hogy tech riporter vagy. Mi az az öt legfontosabb kérdés, amit feltennél nekem, ha ezt a narratív dokumentumot kapnád: /[X].
• Tegyük fel, hogy PR szakemberként egy vezetőt interjúra készítesz fel egy kiemelkedő tech riporterrel, aki sokszor ír az MI-ről. Szerinted milyen kérdéseket fog feltenni egy tech vezetőnek egy interjú során arról, hogy az MI hogyan fogja megváltoztatni a munkát?
• Segíts nekem kidolgozni válaszokat ennek a kérdéslistának: <X>. A válaszoknak rövideknek, de beszélgetés jellegűeknek kell lenniük.

Sokakat a jó íráskészségük miatt alkalmaznak. Ugyanakkor, a Copilot ezeknek az alkalmazottaknak segíthet abban, hogy még jobban fejezzék ki magukat (nem pedig a munkájukat veszi el az MI) – a Copilot segít elkezdeni, folytatni vagy finomítani a tartalmat. Hogyan?

• A Wordben kiemelhetünk egy bekezdést, amiben elakadtunk, és megkérhetjük a Copilot, hogy javasoljon néhány más módot a megírására.
• Egy blogbejegyzés végén, ha nincs ötletünk a befejezéshez, megkérhetjük a a Copilotot, hogy írjon egy rövid, de meggyőző befejezést. És mivel a Copilotot a Microsoft 365-ben használjuk, az érzékeny információk, például a starttervek és dátumok, védettek maradnak.
• Végül, amikor a blog vagy a LinkedIn bejegyzés elkészült, és kimerítettük minden kreativitásunkat, de még mindig szükségünk van egy címre vagy címsorra, kérhetünk öt címet kiindulópontként.

Néha az ötletek bemutatásának módja éppoly fontos, mint maga a tartalom. Tehát nem meglepő, hogy az egyik kedvenc Copilot felhasználási mód az egy Word-dokumentum, például egy PR-terv átalakítása PowerPoint-prezentációvá. Ilyenkor egyszerűen meg kell nyitni egy új prezentációt a PowerPoint-ben, kiválasztani a Copilot ikont a szalagon, és amikor a melléksáv felugrik, a "Prezentáció létrehozása fájlból..." lehetőségre kattintani. Ekkor ki kell választani a dokumentumot, és hagyni, hogy a Copilot felépítse a prezentációt.

Ezután megkérhetjük a Copilotot, hogy adjon hozzá egy befejező diát, állítson be minden címet egy bizonyos betűtípusra és színre, vagy arra, hogy frissítse az egyik képet egy olyan fotóra, ami jobban tetszik. Mindez nagy mértékben csökkenti azt az időt, amit a prezentációk elkészítésére kell fordítani, ami azt jelenti, hogy többet tudunk a tartalomra összpontosítani, és kevesebbet kell a másolás-beillesztésre.

Mint minden új eszköz vagy szokás esetén, a kulcs a gyakorlás, gyakorlás, gyakorlás. Ha már rendelkezik Copilot for Microsoft 365-tel, még ma elkezdheted kipróbálni a fentieket – vagy csak letesztelhetsz néhány kommunikációs útmutatót ingyen a Bing Copilotban.

Amennyiben felkeltette érdeklődésed a Copilot, keresd munkatársainkat, vagy vedd fel velünk a kapcsolatot a csphungary.hu oldalon.

Forrás: Microsoft blog